在宅勤務の仕事の進め方Q&A

在宅勤務者宛てにかかってきた電話を、オフィス出勤者が対応するのでは、オフィスに出社する人ばかりに負担がかかってしまいます。何か工夫はできますか。
在宅勤務中にオフィスにかかってきた電話をどのように処理をするのかはとても重要な問題です。通常オフィスで仕事をしている同僚等が受けることになりますが、その都度、今日は在宅勤務のため、電子メールで連絡をして欲しいと回答するか、相手の連絡先を確認し在宅勤務の同僚に電話や電子メールで連絡することが必要になります。いずれにしてもオフィスで仕事をしている同僚にとっては、余計な仕事が増えるため、電話が多い人の場合には、好ましい状態とはいえません。

在宅勤務QandAこうしたことを解決するためにいくつか方法があります。例えば、会社が仕事用の携帯電話を貸与し、取引先等にその番号を知らせておくことで同僚の手を煩わせることなく、電話のやりとりができます。また、在宅勤務時はオフィスの電話を自動的に自宅の電話や携帯電話に転送するシステムを導入することや、最近ではIP電話を導入している企業もあります。できるだけオフィスで働く人に負担をかけないような方法を採用することが重要です。
オフィスで勤務をしている場合とは異なり、在宅勤務ではオフィスにいる同僚と話がかみ合わない事があります。何か解決策はありますか。
フェイス・トゥ・フェイスで話をすることはとても重要です。離れた場所で電話や電子メールだけで、共通の理解をすることが困難なこともあり、在宅勤務時には、特に複雑な課題や問題について、電話や電子メールでやりとりするのがまどろっこしいときも確かにあります。こうしたケースでは、翌日オフィスで時間をかけて議論をしよう、と割り切ることも重要です。在宅勤務に限らず、離れた事業所で仕事をしている人のやりとりにもよくあることです。どちらかの事業所に関係者が集まって、一気に問題や課題を片付けるということは日常的に行われており、ホワイトボードや紙に書いてお互いに議論することも効果的なことがあります。

在宅勤務をしている当日中に相談をしたいというときには、お互いに同じ画面を共有し、遠隔地にいる人同士で議論を進めるITツールもありますので、そうしたものを利用することも有効です。
テレワーク勤務(特に在宅勤務)の場合、自宅の執務環境をどのように整えればよいでしょうか。
在宅勤務QandA在宅勤務時の自宅の作業環境や、サテライトオフィス等の作業環境も、法律に従った執務環境を整える必要があります。在宅勤務は働く場所が従業員の自宅であるため、プライバシーに配慮することも忘れてはなりません。

通常整備すべきものは、執務用具であるパソコンや電話の他に、専用の机、椅子、照明や空調設備です。パソコンディスプレイに向かっての執務が多くなりますので、在宅勤務者の疲労を軽減するよう、採光やグレア(まぶしさ)の防止、騒音防止にも配慮が必要です。

週に1〜2日程度の在宅勤務では、ダイニングテーブル等で仕事をしているケースも見られますが、長時間の作業には適した椅子ではありません。可能であれば、専用のスペースとデスク・椅子を用意し、特に椅子については、人間工学的な配慮がされているものを選ぶと良いでしょう。
在宅勤務時にメリハリをつけて働くには、どうすればいいですか。
在宅勤務を行う人は、自分で自分をコントロールすることが必要です。周りに上司や同僚がいないわけですから、仕事の時間や仕事の進め方を自ら計画を立て、管理する必要があります。在宅勤務を始めたばかりの時期はとまどうこともあるかもしれませんが、自宅で仕事をする時に、仕事と個人の生活を分ける工夫も必要です。

例えば、仕事の時間帯を決め、始業・終業時刻、休憩時間を決めて守ることもひとつの方法です。在宅勤務であっても、仕事を始めるときにはスーツ等オフィスに出社する時と同様の格好に着替え、スイッチを仕事モードに切り替えるということをしている人もいます。住宅事情にもよりますが、仕事用の部屋やスペースを作ることもメリハリをつける方法の1つです。

また、在宅勤務では、ついつい労働時間が長くなりがちです。在宅勤務を行ったために、かえって長時間労働になってしまったのでは、本末転倒です。仕事を追える時間になったところで、思い切りよくパソコンの電源を落とすことを習終える慣にする工夫も一案です。

もっとも問題なケースは、就業時間になってもパソコンの電源を切らずに、仕事をしているのか、家事をしているのかわからないような状態を続けることです。こうした状況に陥らないためにも、常日頃から公私の区別を明確にするような習慣をつけておくことが重要になります。
テレワーク勤務(特に在宅勤務)をしていると、家族から家事を手伝ってほしいといわれることがあります。家族への教育はどのようにすればよいでしょうか。
このような事例は在宅勤務を始めたばかりの方々から寄せられます。在宅勤務はオフィスに出社する時と同様に、業務に集中する必要がありますが、私服で自宅にいることで、会社は休みなのではないかと思ってしまう子どもが多いのも事実です。こうした問題を避けるためには、在宅勤務を始めるにあたって、配偶者や子どもに対して、「家にいても仕事をしているのであって、決して会社を休んでいるわけではない」という点を説明し、家族の協力なくして、効果的に仕事をすることができないことを理解してもらうことが必要です。
会社によっては、在宅勤務を始める際に、家族の方に対して協力をお願いすると同時に、家族の方の了解を文書で取っているケースもあります。
また、家族が使用している部屋とは異なる場所で仕事をするよう心掛けるといった工夫も必要です。その場合には、自宅内に無線LANがあると、仕事をする場所をフレキシブルに変更することができますので便利です。
在宅勤務の実績が積み重なってくると、子どももそのことに理解を示すようになり、また在宅勤務の時には仕事が終わるとすぐに遊んでもらえる楽しみも増えるといった報告もあります。
在宅勤務時の報告・連絡・相談はどのように進めれば良いでしょうか。
在宅勤務QandA報告・連絡・相談は組織で仕事を進めていく上での基本で、在宅勤務においても同様です。報告・連絡・相談がしっかりと実行することで、職場内や関連部門とのコミュニケーションがうまくとることができ、仕事をスムーズに行う基盤となります。在宅勤務を実施する時はオフィスに出社するとき以上に、しっかりと関係を築くことが重要で、在宅勤務をしながら、自分だけでは解決できない課題や問題を、上司や関係者の協力を得て、解決させていく必要があります。

また、在宅勤務時の緊急連絡の方法を決めておきます。業務上のトラブルや課題だけでなく、在宅勤務時に利用しているシステム障害、大規模災害時や停電時を考慮した連絡体制を確立します。
報告のポイント

仕事をする上では、在宅勤務であっても、必ず上長や同僚等に報告すべき場面が発生します。在宅勤務時は、日々の勤務時間の報告ばかりに目が行きがちですが、トラブルや課題等が発生したときにも、すぐに報告することを心掛けてください。

連絡のポイント

在宅勤務時の連絡の方法にはメール等の文字情報が中心になりがちですが、電話やWEB会議など口頭による手段を柔軟に取り入れ、伝える内容や緊急度によって適した手段を採用するようにします。

相談のポイント

在宅勤務時は、同僚と接する機会が減少し、自分が相談をした同僚に対して、相談後の結果を報告することを忘れがちではありますが、結果を報告することとあわせて相談者へのお礼の気持ちも伝えます。また、在宅勤務時においても、オフィスに出社している同僚の相談に乗り、協力しあう姿勢が重要です。

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