テレワーク導入にあたっての教育研修
研修計画作成
ポイント
- ・e ラーニングと集合研修を組み合わせる
- ・研修後、e ラーニングなどによるフォローを行う
テレワークという新しい働き方を導入する前に、テレワーカーとそのマネージャーが適切な研修を受けることは導入を円滑に進める上で重要です。
- 研修計画の作成にあたっては、少なくとも以下の項目が含まれるよう留意します。
- 研修目的
- テレワークという働き方、企業としてのテレワーク導入の目的、テレワーク導入及び運用の具体的手順を理解します。
- 達成目標
- 企業としての、テレワーク導入の具体的目標及び達成時期を提示します。
- 研修期間及び研修日程
- 個々の参加者の研修日程、すべての参加者に対する研修を完了するまでの期間等を、テレワーク導入計画に合うように計画します。
- カリキュラム
- テレワーク概要、企業としてのテレワークの位置づけ、テレワーク導入計画、テレワークに関する社内規程及び手続き等で構成します。
- 研修方法
- Web 上あるいはCD-ROM 等の配布によるe ラーニングと集合研修を組み合わせて実施します。
- 受講管理
- 簡単な試験をWeb 上で、あるいは集合研修の最初と最後に行うことで受講者の理解度を確認します。
教材作成
企業としてのテレワークの位置づけ及び導入計画
企業戦略上のテレワークの位置づけ、テレワークの導入目的と達成目標を明確にし、経営者、マネージャー、テレワーカーの共通理解を構築します。この部分は、各企業によって異なるのが当然であり、テレワーク導入プロジェクトチームが中心になって作成します。例えば、従来の企業文化を出発点として、何を目標としてテレワークを導入し、どのような新しい企業文化を創造するのかを、日常業務をイメージしながらできるだけ具体的かつ明確に記述します。テレワーク導入にあたっての教育研修導入計画についても、導入決定から導入まで、また可能であれば、導入後の評価及び見直しまでの全体像を記述します。
テレワークに関する社内規程及び手続き
テレワークの導入にあたっては、就業規則を中心としてそれを補足するような規程や手順を整備しておく必要があります。従来の社内規程との相違点を明確にし、テレワーカー及びそのマネージャーが円滑に手続きを進められるようにします。手続きについてはフローチャートを、また申請書や、報告書については、その様式とともに記入例を示すことが望まれます。実際の運用については、書式の電子ファイルでの提供や、Web 上での記入など、利用者の利便に配慮が必要です。
テレワーク導入による働き方の変化
テレワークを導入すると、通常のオフィスに出勤する場合に比べて働き方に変化する部分がでてきます。あらかじめどのような変化があるのかを知っておくことは、テレワークの円滑な導入に役立ちます。ただし、これらの変化は企業によって異なる部分がありますので、それぞれの企業に応じた教材を作成することになります。変化が想定される項目として、勤務時間の管理方法、業務の計画・報告・連絡の方法、業務プロセス、通常オフィスの機能などが考えられます。
テレワーク支援システム
テレワーク導入に先立って、オフィスを離れて勤務するテレワーカーを支援するためのシステムを構築する必要があります。テレワーカーに対しこれらのシステムから得られる支援について周知し、テレワークのトラブル発生時の処置が円滑に進められるようにするとともに、テレワーカーに安心感を与えます。テレワーク導入にあたっては、テレワーカーが支障なくアクセスできるように社外からのアクセスシステムについて十分に解説します。また、アクセスを行うためのID、パスワードなどの申請手続きや、社外からのアクセスにあたって注意すべき事項についても周知します。
情報システムに関する障害発生の際に、テレワーカーを支援するヘルプデスクへの連絡方法や、ヘルプデスクの対応時間帯、及びテレワーカーの健康管理面を支援するために健康・安全ヘルプラインのようなものを設置する場合には、連絡方法、支援事項及び対応時間帯などを周知します。
情報セキュリティ
情報セキュリティに対する考え方は企業によって異なると思われますが、その重要性は共通の認識であると考えます。この項目では、企業の情報セキュリティポリシー及び付随する基準や手順について解説し、周知を図ります。
テレワーク環境でのチームワーク
企業の多くはほとんどの業務をチームワークで進めています。そこで、テレワーク環境でどのようにチームワークを維持しながら業務を実施していくかを解説します。チームワークの要点は、情報のタイムリーな伝達あるいは共有にあると思われます。テレワーク環境で、インターネットを活用した高度の情報共有を実現することができるソフトウェアが多数市販されています。インターネットに接続することができればどこからでも利用できるシステムを活用することは、職場との連帯感を保ち、チームワークを維持することに効果的です。なお、チームワークを促進するためのソフトウェア等を導入するのであれば、その使用法などを周知する必要が生じます。
テレワーク環境での部下の業務管理と指導育成及び評価
テレワークの実施にあたっては、業務の計画段階でテレワーカーとそのマネージャーが業務の内容、実施方針、定期及び随時報告事項、完了予定、期待される成果、評価ポイント等について事前に合意しておく必要があります。これらの項目を明確にしておけば、部下は完了予定までに期待される成果があげられるように、自己の裁量で業務を進めることができます。マネージャーは、部下からの定期的な報告と、業務のチェックポイントごとの随時報告で進捗状況を管理するとともに、報告へのフィードバックで指示や指導を与えます。
ただし、業務計画に重要な変更が生じた場合などは、必要に応じてリアルタイムの電話あるいはTV 会議や、出社を命じてフェイス・トゥ・フェイスでの打ち合わせや会議を持ち、意思疎通や確認するという作業を行うことが重要です。また、業務計画の修正を行った場合には、新しい計画を文書にして部下と再確認します。
指導育成及び評価
テレワーク環境では、マネージャーは部下の業務について何から何まで指示を出してそれに従うことを強制するのではなく、部下を信頼して業務を任せることが重要になります。マネージャーの役割は、指導と助言を与えることで部下の業務達成を支援することに変わります。評価については、目標管理制度と同じで、最初に目標を設定し、成果によって目標達成度を評価するのですから、多数出版されている目標管理制度に関する解説書が参考になります。
